Tallene fra våre kunder er konsistente. En SMB som rydder skikkelig i sin SaaS-portefølje de første 90 dagene, kutter typisk 20–30% av sin samlede programvarekostnad. For en bedrift som bruker 30 000 kr i måneden på programvare, betyr det omtrent 6 000–9 000 kr i måneden tilbake.
Hvor kommer besparelsen fra?
Ikke fra én stor lisens som kuttes. Det er summen av mange mindre ting:
- Ubrukte lisenser — typisk 7–12% av kostnaden. Folk som sluttet, eller som aldri ble tildelt en konto, men som fortsatt belastes månedlig.
- Fornyelser ingen følger med på — typisk 5–8%. Verktøy på årsplan som ble kjøpt for prosjektet for to år siden, men som ikke lenger er i bruk.
- Overlapp mellom verktøy — typisk 5–10%. To verktøy som løser det samme, men som betales for i parallell.
- Dyrere abonnement enn nødvendig — typisk 2–5%. Et gratis- eller lavere nivå ville holdt, men da det ble kjøpt inn var «alle funksjoner» valgt — og aldri nedgradert.
Summen av disse er oftest langt større enn ventet, fordi hver enkelt post er for liten til å bli tatt tak i alene.
Hva er et realistisk mål for en SMB?
Det avhenger av to ting: hvor strukturert programvareinnkjøpet er i dag, og hvor mange som er involvert i beslutningen.
I en SMB der eieren selv godkjenner hver nye lisens, er gevinsten typisk lavere — men den er jevnere over tid. I en SMB der innkjøp skjer spredt — enkeltansatte som tar abonnement for å løse sitt eget behov — er gevinsten som regel størst, men krever en bevisst innkjøpsrunde for å kunne gjentas.
Et realistisk mål for en SMB med 5–20 ansatte er å kutte 6 000–9 000 kr per måned det første halvåret. Etter det stabiliserer porteføljen seg — kutt blir færre, og det handler mer om å holde kostnaden i sjakk enn å gjøre nye, store grep.
Hva koster det å gjøre dette — selv?
Du kan gjøre det manuelt: en ettermiddag ved kjøkkenbordet, med en kollega som kjenner regnskapet, og en som kjenner hverdagen. Da finner du kanskje halvparten av det en automatisert gjennomgang finner. Det er ikke et dårlig resultat for en ettermiddag.
Eller du kan overlate det til en automatisk analyse som går hver natt og finner det du ikke rekker over. Hva det koster — og hvilke av Subsyns tre nivåer som passer din bedrift — finner du på priser-siden.
Hvor ofte bør du rydde?
To ganger i året er et minimum. Men den virkelige gevinsten ligger i å ha en løpende oversikt: et signal hver gang et abonnement fornyes, hver gang en lisens står ubrukt i tre måneder, og hver gang to verktøy overlapper. Det er forskjellen mellom et kvartalsprosjekt og en vane — og vanen er det som monner over tid.